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Acht Fragen vor der Automatisierung
Diese Fragen stehen am Anfang jeder Prozessanalyse. Sie können sie ohne uns beantworten, und in vielen Fällen reicht das Ergebnis schon aus, um eine Entscheidung zu treffen.
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Frage 1
Wie oft läuft der Ablauf, und wie lange dauert er?
Zählen Sie eine Woche lang mit, statt zu schätzen. Geschätzte Häufigkeiten liegen fast immer zu niedrig.
Häufigkeit mal Dauer ergibt den Jahresaufwand. Ohne diese eine Zahl ist jede weitere Überlegung eine Meinung.
Frage 2
Folgt er einer Regel, die sich aufschreiben lässt?
Versuchen Sie, den Ablauf einer neuen Aushilfe in zehn Sätzen zu erklären. Wo Sie „das kommt darauf an“ sagen, steckt eine ungeklärte Entscheidung.
Was sich nicht aufschreiben lässt, lässt sich nicht automatisieren. Es lässt sich aber oft klären, und das ist der billigere Schritt.
Frage 3
Durch wie viele Hände geht der Vorgang, und warum?
Zeichnen Sie die Übergaben auf. Bei jeder Übergabe fragen Sie: Was genau prüft diese Person, das die vorherige nicht geprüft hat?
Übergaben ohne eigene Prüfung sind Reste alter Zuständigkeiten. Wer sie automatisiert, zementiert sie.
Frage 4
Woher kommen die Daten, die der Ablauf braucht?
Nennen Sie für jedes Feld das führende System. Wenn zwei Systeme dieselbe Angabe führen, notieren Sie, welches im Streitfall recht hat.
Automatisierung vervielfacht die Datenqualität, die sie vorfindet, nach oben wie nach unten. Das ist der Posten, der Projekte teurer macht als geplant.
Frage 5
Was passiert mit den Fällen, die aus dem Muster fallen?
Schätzen Sie den Anteil der Sonderfälle. Liegt er über einem Fünftel, ist es kein Sonderfall, sondern ein zweiter Ablauf.
Der Umgang mit Ausnahmen entscheidet über den Nutzen. Eine Automatisierung, die bei jedem dritten Vorgang eine Rückfrage auslöst, spart nichts.
Frage 6
Wer merkt es, wenn das Ergebnis falsch ist, und wann?
Verfolgen Sie einen Fehler rückwärts: Wo wäre er aufgefallen, wenn niemand zufällig hingesehen hätte?
Ein Ablauf ohne Kontrollpunkt wird durch Automatisierung nicht sicherer, sondern nur schneller falsch.
Frage 7
Wie viel Nacharbeit entsteht heute, und bei wem?
Nacharbeit steht selten im selben Ticket wie die ursprüngliche Aufgabe. Fragen Sie die Abteilung dahinter, nicht die davor.
Durchsatz ohne Nacharbeitsquote misst Geschwindigkeit, nicht Produktivität. Die Ersparnis wandert sonst nur in eine andere Kostenstelle.
Frage 8
Woran würden Sie in drei Monaten erkennen, dass es besser ist?
Legen Sie die Messgröße vorher fest und erheben Sie sie einmal vor dem ersten Schritt. Diese Nullmessung kostet eine Stunde.
Ohne Ausgangswert bleibt am Ende nur das Gefühl, schneller geworden zu sein. Untersuchungen zur KI-Nutzung zeigen, dass dieses Gefühl und die gemessene Zeit auseinanderfallen können.
Auswertung
Was die Antworten zusammen ergeben
Rechnen Sie zuerst den Jahresaufwand aus Frage 1: Vorgänge pro Woche mal Minuten je Vorgang mal 45 Arbeitswochen, geteilt durch 60. Das Ergebnis sind Stunden pro Jahr. Diese Zahl ist der Maßstab, an dem sich jede Investition messen lassen muss.
Klare Regel, wenig Ausnahmen, hoher Jahresaufwand
Der Fall, in dem sich Automatisierung rechnet. Legen Sie vor dem ersten Schritt die Nullmessung aus Frage 8 fest.
Unklare Zuständigkeit oder viele Ausnahmen
Aufräumen kommt vor Automatisieren. Der Ablauf wird dabei oft so viel kürzer, dass sich die Technik danach erübrigt.
Geringer Jahresaufwand
Lassen Sie es. Ein Ablauf, der im Jahr zehn Stunden kostet, trägt keine Einführung, keine Schulung und keine Wartung.
Wenn Sie die acht Antworten beisammen haben und unsicher sind, wie sie zusammenpassen, schauen wir gemeinsam darauf. Das kostet nichts, und die Antwort lautet regelmäßig, dass sich der Aufwand nicht lohnt.
Was die vollständige Prozessanalyse zusätzlich leistet30 Minuten, kostenlos
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Sie schildern den Ablauf, der Zeit bindet, oder die Zahlen, an die niemand herankommt. Wir ordnen ein, welcher nächste Schritt passt, und ob Build AI Tech dafür der richtige Ansprechpartner ist.
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