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Acht Fragen vor der Automatisierung
Diese Fragen helfen, einen Ablauf in Transport und Logistik vor einer Automatisierung einzuordnen. Sie können die Antworten selbst erarbeiten und für ein späteres Gespräch nutzen.
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Frage 1
Wie oft läuft der Ablauf, und wie lange dauert er?
Erheben Sie Häufigkeit und Bearbeitungszeit in einem geeigneten Zeitraum. Berücksichtigen Sie unterschiedliche Schichten und saisonale Schwankungen.
Häufigkeit und Dauer helfen, den Aufwand einzuordnen. Für eine Hochrechnung muss der betrachtete Zeitraum zu Ihrem Betrieb passen.
Frage 2
Folgt er einer Regel, die sich aufschreiben lässt?
Versuchen Sie, den Ablauf einer neuen Aushilfe in zehn Sätzen zu erklären. Wo Sie „das kommt darauf an“ sagen, steckt eine ungeklärte Entscheidung.
Klare Regeln helfen bei der Auswahl geeigneter Schritte. Ermessensentscheidungen und Ausnahmen brauchen einen festgelegten Umgang.
Frage 3
Durch wie viele Hände geht der Vorgang, und warum?
Zeichnen Sie die Übergaben auf. Bei jeder Übergabe fragen Sie: Was genau prüft diese Person, das die vorherige nicht geprüft hat?
Prüfen Sie Zweck und Verantwortung jeder Übergabe. Nicht jeder zusätzliche Schritt ist unnötig; manche dienen einer erforderlichen Kontrolle.
Frage 4
Woher kommen die Daten, die der Ablauf braucht?
Nennen Sie für jedes Feld das führende System. Wenn zwei Systeme dieselbe Angabe führen, notieren Sie, welches im Streitfall recht hat.
Unklare oder widersprüchliche Quelldaten können auch automatisiert zu falschen Ergebnissen führen. Klären Sie daher Herkunft und Zuordnungsregeln.
Frage 5
Was passiert mit den Fällen, die aus dem Muster fallen?
Erfassen Sie typische Ausnahmen und deren Häufigkeit. Prüfen Sie, welche davon eigene Regeln oder eine manuelle Entscheidung benötigen.
Der Aufwand für Rückfragen und Nacharbeit gehört in die Bewertung des Nutzens. Eine hohe Ausnahmequote kann den erwarteten Vorteil verringern.
Frage 6
Wer merkt es, wenn das Ergebnis falsch ist, und wann?
Verfolgen Sie einen Fehler rückwärts: Wo wäre er aufgefallen, wenn niemand zufällig hingesehen hätte?
Ein erkennbarer Kontrollpunkt und eine zuständige Person helfen, fehlerhafte Ergebnisse rechtzeitig zu behandeln.
Frage 7
Wie viel Nacharbeit entsteht heute, und bei wem?
Nacharbeit steht selten im selben Ticket wie die ursprüngliche Aufgabe. Fragen Sie die Abteilung dahinter, nicht die davor.
Betrachten Sie auch die nachgelagerten Arbeitsschritte. Weniger Aufwand an einer Stelle kann sonst zusätzlichen Aufwand an anderer Stelle verdecken.
Frage 8
Woran würden Sie in drei Monaten erkennen, dass es besser ist?
Legen Sie die Messgröße vorher fest und erheben Sie einen geeigneten Ausgangswert. Der erforderliche Aufwand hängt von der Datenverfügbarkeit ab.
Ein Ausgangswert ermöglicht einen späteren Vergleich. Achten Sie dabei auf vergleichbare Zeiträume, Auftragsmengen und Datenqualität.
Auswertung
Was die Antworten zusammen ergeben
Für eine erste Hochrechnung multiplizieren Sie Vorgänge pro Woche mit Minuten je Vorgang und den tatsächlichen Betriebswochen pro Jahr. Geteilt durch 60 ergibt das Stunden pro Jahr. Schwankungen und Nacharbeit sind zusätzlich zu berücksichtigen.
Klare Regel, wenig Ausnahmen, hoher Jahresaufwand
Eine mögliche Grundlage für Automatisierung. Vergleichen Sie den erwarteten Nutzen mit Einführung, Kontrolle und Betrieb.
Unklare Zuständigkeit oder viele Ausnahmen
Klären Sie zunächst die Zuständigkeiten und den Umgang mit Ausnahmen. Danach lässt sich der technische Bedarf besser bewerten.
Geringer Jahresaufwand
Bei geringem Zeitaufwand ist der Spielraum für Einsparungen begrenzt. Berücksichtigen Sie zusätzlich Fehlerfolgen und andere betriebliche Anforderungen.
Wenn Sie die acht Antworten beisammen haben und unsicher sind, wie sie zusammenpassen, können wir Ihr Anliegen im kostenlosen Erstgespräch einordnen. Eine weitergehende Analyse wird als eigener Auftrag vereinbart.
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Sie beschreiben Ihre Ausgangslage, die vorhandenen Daten und das gewünschte Ergebnis. Ich ordne ein, ob eine Analyse sinnvoll ist und welcher nächste Schritt zu Ihrem Anliegen passt.
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