01
Drei echte Angebote nachrechnen
Nicht die Tabelle wird gelesen, sondern drei tatsächlich verschickte Angebote werden Position für Position nachvollzogen. Dabei zeigt sich, welche Regeln wirklich gelten und welche nur im Kopf existieren.
Angebote und Kalkulation
Angebote, die nicht mehr vom Gedächtnis abhängen
In vielen Betrieben ist die Angebotskalkulation die wichtigste Datei im Haus und zugleich die am wenigsten gepflegte. Sie ist über Jahre gewachsen, enthält Formeln, die niemand mehr herleiten kann, und wird für jedes neue Angebot kopiert und überschrieben.
Das Ergebnis sind zwei Kosten, die selten zusammen betrachtet werden: die Stunden, die das Schreiben eines Angebots braucht, und die Aufträge, die zu knapp kalkuliert angenommen wurden.
Was heißt Angebotserstellung automatisieren?
Angebotsautomatisierung bedeutet, die Preisfindung aus einer gewachsenen Tabelle in einen nachvollziehbaren Ablauf zu überführen: hinterlegte Positionen und Preise, eine Eingabemaske für den konkreten Fall, feste Regeln für Zuschläge und Nachlässe sowie ein Dokument, das ohne manuelles Nacharbeiten entsteht. Die Kalkulation bleibt Ihre, sie wird nur prüfbar und für mehr als eine Person bedienbar.
Der eigentliche Gewinn ist selten die eingesparte Zeit. Er liegt darin, dass eine zweite Person ein Angebot erstellen kann, ohne die Inhaberin oder den Inhaber zu fragen. Solange die Kalkulation nur in einem Kopf und einer Tabelle existiert, ist jede Abwesenheit ein Stillstand im Vertrieb.
Woran gewachsene Kalkulationen scheitern
Der häufigste Fehler ist die kopierte Datei. Für ein neues Angebot wird das letzte genommen und überschrieben. Damit wandern alte Mengen, alte Preise und gelegentlich ein alter Kundenname mit. Der Fehler fällt nicht beim Schreiben auf, sondern beim Kunden.
Der zweite Grund ist die unsichtbare Formel. Zuschläge für Anfahrt, Eilaufträge oder schwierige Zugänge stehen oft nicht als Regel in der Tabelle, sondern werden von Fall zu Fall im Kopf ergänzt. Zwei Angebote für denselben Fall fallen dann unterschiedlich aus, je nachdem, wer sie geschrieben hat und an welchem Tag.
Der dritte Grund ist die fehlende Nachkalkulation. Ohne Rückkopplung aus dem abgeschlossenen Auftrag bleibt die Kalkulation auf dem Stand des Tages, an dem sie angelegt wurde. Preise von Vorlieferanten steigen, der eigene Aufwand verschiebt sich, die Tabelle merkt davon nichts.
„Ich frage zuerst, wie lange das letzte Angebot gebraucht hat und wer es hätte schreiben können, wenn der Chef im Urlaub gewesen wäre. Die zweite Antwort ist meistens die teurere. Eine Kalkulation, die nur eine Person bedienen kann, begrenzt den Betrieb stärker als der Zeitaufwand.“
Tabelle aufräumen oder Ablauf bauen
Nicht jede Kalkulation muss ersetzt werden. Diese Fragen entscheiden:
| Thema | Tabelle bereinigen | Eigenen Ablauf bauen |
|---|---|---|
| Bedienung | Eine Person schreibt die Angebote und bleibt dabei | Mehrere sollen Angebote erstellen können |
| Häufigkeit | Einzelne Angebote im Monat | Mehrere gleichartige Angebote pro Woche |
| Regeln | Zuschläge sind überschaubar und stabil | Varianten, Staffeln und Nachlässe mit festen Regeln |
| Aufwand | Tage | Wochen |
| Risiko | Die Struktur bleibt fehleranfällig | Höhere Anfangsinvestition, dafür prüfbare Preisfindung |
Was wir konkret machen
02
Preise und Positionen an eine Stelle holen
Materialpreise, Stundensätze und Pauschalen bekommen einen Ort, an dem sie genau einmal stehen. Solange derselbe Preis in vier Tabellenblättern liegt, ist jede Pflege eine Fehlerquelle.
03
Zuschläge und Nachlässe als Regel festschreiben
Anfahrt, Eilauftrag, Mengenstaffel, Bestandskundennachlass. Was heute im Einzelfall entschieden wird, wird zur nachlesbaren Regel mit Grenzen, unterhalb derer nicht angeboten wird.
04
Eingabe und Dokument bauen
Eine Maske für den konkreten Fall, daraus ein fertiges Angebotsdokument in Ihrer Gestaltung. Der Weg von der Eingabe zum Dokument läuft ohne Zwischenschritt in einer Tabelle.
05
Nachkalkulation anschließen
Nach Abschluss fließt der tatsächliche Aufwand zurück. Erst damit lässt sich sagen, ob die hinterlegten Ansätze noch stimmen, statt einmal im Jahr pauschal zu erhöhen.
Woran Sie es messen
Eine automatisierte Angebotserstellung ist erst erfolgreich, wenn sie ohne den Inhaber funktioniert. Daran wird sie gemessen:
- Zeit vom Kundengespräch bis zum verschickten Angebot
- Zahl der Personen, die ein vollständiges Angebot erstellen können
- Angebote, die nach dem Versand korrigiert werden mussten
- Abweichung zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Aufwand je Auftrag
- Anteil der Angebote, die unterhalb der festgelegten Preisgrenze lagen
Was wir nicht versprechen
Dieser Abschnitt steht bewusst auf der Verkaufsseite und nicht im Kleingedruckten:
- Eine höhere Abschlussquote. Ein schnelleres Angebot kann helfen, entscheidend sind aber Preis, Leistung und Wettbewerb. Wer Ihnen hier eine Zahl nennt, hat sie nicht gemessen.
- Dass Ihre bisherigen Preise richtig waren. Wir bilden Ihre Kalkulation ab und machen sie prüfbar. Ob die Ansätze auskömmlich sind, zeigt erst die Nachkalkulation nach einigen Aufträgen.
- Eine vollständig automatische Preisfindung. Sonderfälle bleiben eine Entscheidung von Menschen. Das System soll sie sichtbar machen, nicht überschreiben.
- Übernahme jeder gewachsenen Formel. Was sich in keinem der nachgerechneten Angebote begründen lässt, wird nicht mit übernommen, sondern zur Entscheidung vorgelegt.
Was wir zusagen: drei nachgerechnete Angebote als Grundlage, eine Preisquelle statt verstreuter Tabellen und schriftlich festgehaltene Regeln für Zuschläge und Grenzen.
Auf einen Blick
Die wichtigsten Rahmenbedingungen für die gemeinsame Arbeit.
- Leistung
- Angebotserstellung und Kalkulation
- Anbieter
- Build AI Tech, Jan Küpper, Düsseldorf
- Für wen
- Kleine inhabergeführte Betriebe mit etwa 1 bis 20 Mitarbeitenden
- Voraussetzung
- Mehrere gleichartige Angebote pro Woche
- Arbeitsgebiet
- Düsseldorf und Rheinland, bundesweit digital
- Erstgespräch
- 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich
30 Minuten, kostenlos
Engpass kostenlos einordnen
Sie schildern den Ablauf, der Zeit bindet, oder die Zahlen, an die niemand herankommt. Wir ordnen ein, welcher nächste Schritt passt, und ob Build AI Tech dafür der richtige Ansprechpartner ist.
Lieber schreiben? jan.kuepper@build-ai-tech.com
Lieber anrufen? +49 152 03775619
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