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Abläufe aufnehmen, wie sie stattfinden
Im Gespräch mit den Personen, die die Arbeit tun, nicht anhand von Dokumentationen. Gelebte und dokumentierte Abläufe unterscheiden sich fast immer, und der Unterschied ist der interessante Teil.
Prozessanalyse
Fast jeder Betrieb weiß, dass irgendwo Zeit verloren geht. Wo genau, weiß fast keiner, weil es nie jemand gemessen hat. Entscheidungen über Software oder Automatisierung werden deshalb aus dem Gefühl getroffen.
Eine Prozessanalyse macht daraus eine Rechnung: welcher Schritt, wie oft, wie lange, was kostet er im Jahr. Danach ist die Entscheidung eine Rechenaufgabe und keine Meinungsfrage.
Eine Prozessanalyse nimmt wiederkehrende Arbeitsabläufe auf, wie sie tatsächlich stattfinden, misst oder schätzt den Zeitaufwand je Schritt und rechnet ihn auf das Jahr hoch. Ergebnis ist eine Rangfolge der Abläufe nach Aufwand und möglichem Nutzen, mit einer Empfehlung je Ablauf: vereinfachen, automatisieren oder unverändert lassen.
Der Unterschied zu einer Bestandsaufnahme der Software ist wesentlich. Nicht die Werkzeuge werden bewertet, sondern die Arbeit. Häufig ergibt die Analyse, dass ein Schritt ersatzlos entfallen kann, sobald die Zuständigkeit geklärt ist, und dann braucht es überhaupt keine Technik.
Der Bitkom nennt für 2026 einen unklaren wirtschaftlichen Nutzen als eine der drei häufigsten Hürden beim KI-Einsatz: 41 Prozent der Unternehmen führen sie an. Es fehlt also nicht die Technik und nicht der Wille, sondern die Rechnung, ab wann sich der Aufwand trägt. Genau diese Lücke schließt eine Prozessanalyse.
Dazu passt der zweite Befund derselben Erhebung: Ein Drittel der Unternehmen mit KI-Einsatz meldet höhere Kosten als geplant. Teuer wird selten die Technik, teuer wird der Umfang, den man sich zu Beginn vorgenommen hat, weil vorher niemand gerechnet hat.
Praktisch bedeutet das: Die Analyse kostet einen Bruchteil einer Umsetzung und entscheidet, ob die Umsetzung überhaupt stattfindet. In einem Teil der Fälle ist ihr Ergebnis, dass sich kein Ablauf im Betrieb für Automatisierung rechnet. Auch das ist ein Ergebnis, das Geld spart.
„Am häufigsten überrascht die Analyse durch Schritte, die es gar nicht geben müsste. Eine Freigabe, die niemand liest, eine Liste, die doppelt geführt wird, ein Ausdruck für die Ablage, den seit Jahren keiner ansieht. Diese Schritte kosten nichts an Technik, nur eine Entscheidung.“
Am Ende steht je Ablauf eine von drei Empfehlungen. Diese Merkmale entscheiden:
| Thema | Vereinfachen oder streichen | Für Automatisierung geeignet |
|---|---|---|
| Notwendigkeit | Der Schritt hat keinen Empfänger, der ihn braucht | Das Ergebnis wird nachweislich weiterverwendet |
| Häufigkeit | Selten, wenige Fälle pro Monat | Mindestens etwa fünf gleichartige Fälle pro Woche |
| Regelhaftigkeit | Jeder Fall wird anders entschieden | Die Entscheidung folgt einer benennbaren Regel |
| Zuständigkeit | Unklar, mehrere machen dasselbe | Eindeutig geregelt |
| Beständigkeit | Ändert sich alle paar Wochen | Hält voraussichtlich mindestens ein Jahr |
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Im Gespräch mit den Personen, die die Arbeit tun, nicht anhand von Dokumentationen. Gelebte und dokumentierte Abläufe unterscheiden sich fast immer, und der Unterschied ist der interessante Teil.
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Dauer und Häufigkeit je Schritt, wo möglich gemessen, sonst gemeinsam geschätzt und gegengerechnet. Wichtig ist nicht die Genauigkeit auf die Minute, sondern die richtige Größenordnung.
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Dauer mal Häufigkeit mal interner Stundensatz ergibt, was ein Ablauf im Jahr kostet. Diese Zahl ist die Grundlage jeder weiteren Entscheidung und häufig der Grund, warum ein Vorhaben nicht umgesetzt wird.
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Sortiert nach Aufwand und möglichem Nutzen, mit einer klaren Empfehlung: vereinfachen, automatisieren oder unverändert lassen. Auch dort, wo die Empfehlung gegen ein Folgeprojekt spricht.
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Sie bekommen einen Bericht, der Ihnen gehört und mit dem Sie auch bei anderen Anbietern Angebote einholen können. Die Analyse bindet Sie an keine Umsetzung.
Die Analyse selbst liefert die Messgrößen, an denen später gemessen wird:
Dieser Abschnitt steht bewusst auf der Verkaufsseite und nicht im Kleingedruckten:
Was wir zusagen: eine nachvollziehbare Rechnung je Ablauf, eine Rangfolge nach Aufwand und Nutzen und einen Bericht, der auch ohne uns weiterverwendbar ist.
Erfahren Sie, welcher Arbeitsschritt wie viel Zeit kostet und wo sich Automatisierung rechnet. Sie erhalten eine Roadmap mit konkreten nächsten Schritten.
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