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Zustand messen statt schätzen
Wie viele Dubletten, wie viele leere Pflichtfelder, wie viele abweichende Schreibweisen. Ergebnis ist ein Befund mit Zahlen. Erst er zeigt, ob eine Bereinigung nötig ist oder ob der Bestand tragbar ist.
Bereinigen und strukturieren
Eine Auswertung ist höchstens so gut wie der Bestand darunter. Wenn derselbe Kunde dreimal angelegt ist, einmal mit Umlaut und zweimal ohne, dann stimmt jede Kennzahl über Kundenzahl, Wiederkaufrate und Umsatz je Kunde nicht.
Das fällt selten sofort auf. Es fällt auf, wenn jemand eine Zahl anzweifelt, und ab dann wird der ganzen Auswertung nicht mehr geglaubt.
Datenbereinigung bedeutet, einen vorhandenen Datenbestand nach festgelegten Regeln in einen einheitlichen Zustand zu bringen: Dubletten zusammenführen, Schreibweisen vereinheitlichen, fehlende Pflichtangaben ergänzen oder kennzeichnen und Formate angleichen. Entscheidend ist, dass jede Regel dokumentiert wird, damit spätere Zahlen nachvollziehbar bleiben.
Bereinigung ist kein einmaliges Projekt, wenn im Quellsystem weiter uneinheitlich erfasst wird. Deshalb gehört zu jeder Bereinigung die Frage, an welcher Stelle der Fehler entsteht, und eine Regelung, die verhindert, dass er wieder entsteht. Sonst ist der Bestand nach einem halben Jahr im alten Zustand.
Gartner beziffert die jährlichen Kosten schlechter Datenqualität in großen Unternehmen auf durchschnittlich 12,9 Millionen US-Dollar. Für einen Betrieb mit zwanzig Beschäftigten ist diese Zahl bedeutungslos. Die Ursachen dahinter sind es nicht, denn sie sind in jedem Bestand dieselben.
Der praktische Schaden im Kleinbetrieb ist selten ein einzelner großer Verlust. Er besteht aus vielen kleinen: doppelte Anschreiben an denselben Kunden, Angebote an eine veraltete Adresse, eine Umsatzauswertung, die zwei Kundennummern nicht zusammenzählt, und Zeit, die jemand mit dem Abgleich zweier Listen verbringt.
Der Zusammenhang zur Automatisierung ist direkt: Jede Automatisierung setzt eindeutige Daten voraus. Wer einen Ablauf automatisiert, dessen Datenbasis widersprüchlich ist, automatisiert die Widersprüche mit und verteilt sie schneller. Laut Bitkom meldet ein Drittel der Unternehmen mit KI-Einsatz höhere Kosten als geplant, und genau diese Vorarbeit ist regelmäßig der Grund.
„Bereinigen ohne die Ursache zu schließen ist Wischen bei laufendem Wasserhahn. Wenn im Kassensystem weiter jeder die Kundennummer nach eigenem Gefühl vergibt, ist der Bestand in sechs Monaten wieder da, wo er war. Deshalb steht am Ende immer eine Erfassungsregel, nicht nur ein sauberer Bestand.“
Beides gehört zusammen. Diese Fragen zeigen, wo der Schwerpunkt liegt:
| Thema | Einmalige Bereinigung genügt | Erfassung muss mit geändert werden |
|---|---|---|
| Ursache | Fehler stammen aus einer alten Migration | Fehler entstehen laufend bei der Erfassung |
| Erfassende | Eine Person legt an, nach festem Muster | Mehrere Personen, jede mit eigener Gewohnheit |
| Pflichtfelder | Sind im System erzwungen | Können übersprungen werden |
| Wachstum | Der Bestand wächst kaum | Täglich kommen neue Datensätze dazu |
| Folge | Ein Durchgang reicht für Jahre | Ohne Regeländerung ist der Zustand in Monaten zurück |
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Wie viele Dubletten, wie viele leere Pflichtfelder, wie viele abweichende Schreibweisen. Ergebnis ist ein Befund mit Zahlen. Erst er zeigt, ob eine Bereinigung nötig ist oder ob der Bestand tragbar ist.
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Welche Dublette gewinnt, was passiert mit widersprüchlichen Angaben, wie werden fehlende Werte behandelt. Diese Regeln werden schriftlich festgehalten und von Ihnen freigegeben, nicht von uns entschieden.
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Gearbeitet wird nie direkt am Bestand. Nach dem Durchgang wird eine Stichprobe gegen das Original geprüft, damit sichtbar wird, ob eine Regel unerwünschte Nebenwirkungen hat.
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Pflichtfelder erzwingen, Auswahllisten statt freier Eingabe, eine verbindliche Regel für die Anlage. Ohne diesen Schritt ist die Bereinigung eine einmalige Momentaufnahme.
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Sie bekommen eine Liste, was geändert wurde, nach welcher Regel und wie viele Datensätze betroffen waren. Damit ist jede spätere Zahl bis zur Entscheidung zurückverfolgbar.
Datenqualität ist messbar. Vor der Bereinigung wird gemessen, damit es einen Ausgangswert gibt:
Dieser Abschnitt steht bewusst auf der Verkaufsseite und nicht im Kleingedruckten:
Was wir zusagen: ein Befund mit Zahlen vor der Arbeit, freigegebene Regeln, ein Änderungsprotokoll und ein Vorschlag, wie die Ursache geschlossen wird.
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