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Alle Quellen aufnehmen
Welche Daten entstehen wo, wer pflegt sie, wie kommt man an sie heran. Dazu gehören auch die Tabellen auf einzelnen Rechnern, die in keiner Systemübersicht stehen und trotzdem für Entscheidungen benutzt werden.
Datenanalyse und Reporting
In den meisten Betrieben sind die Daten längst da. Sie liegen im Kassensystem, in der Buchhaltung, in Tabellen und im Postfach. Was fehlt, ist nicht die Erfassung, sondern eine Stelle, an der sie zusammenkommen und übereinstimmen.
Solange zwei Auswertungen zwei verschiedene Umsätze zeigen, wird keine davon für Entscheidungen benutzt. Deshalb steht am Anfang die Bestandsaufnahme und nicht das Dashboard.
Datenanalyse bedeutet, vorhandene Daten aus mehreren Systemen zusammenzuführen, nach dokumentierten Regeln zu bereinigen und zu Kennzahlen zu verdichten, die eine Entscheidung stützen. Der Aufwand liegt selten in der Auswertung selbst, sondern darin, widersprüchliche Angaben aus verschiedenen Quellen auf einen gemeinsamen Stand zu bringen.
Ein Reporting ist erst fertig, wenn nachvollziehbar ist, warum eine Zahl so aussieht, wie sie aussieht. Dazu gehört, welche Quelle sie speist, welche Datensätze ausgeschlossen wurden und nach welcher Regel. Ohne diese Dokumentation entsteht ein Bericht, den niemand verteidigen kann, sobald ihn jemand anzweifelt.
Gartner beziffert die durchschnittlichen jährlichen Kosten schlechter Datenqualität in großen Unternehmen auf 12,9 Millionen US-Dollar. Diese Zahl lässt sich nicht auf einen Betrieb mit zwanzig Beschäftigten übertragen, und wer das tut, verkauft mit einer Zahl, die nicht passt. Übertragbar sind die Ursachen, denn die sind überall dieselben: doppelte Datensätze, uneinheitliche Schreibweisen, fehlende Pflichtfelder, konkurrierende Tabellen.
Der Zusammenhang zur KI-Debatte ist direkt: Laut Bitkom meldet ein Drittel der Unternehmen mit KI-Einsatz höhere Kosten als erwartet. Der teure Teil ist regelmäßig die Vorarbeit an Datenbestand und Dokumentenstruktur, nicht das Modell. Wer Auswertung oder Automatisierung plant, ohne den Datenbestand vorher zu prüfen, verschiebt diese Kosten nur nach hinten.
Praktisch heißt das: Ein Datencheck vor dem ersten größeren Vorhaben ist kein zusätzlicher Posten, sondern der Posten, der die Überraschung verhindert. Er kostet einen Bruchteil dessen, was eine Auswertung kostet, die auf falschen Grundlagen aufgebaut wurde und danach niemand benutzt.
„Der Moment, an dem ein Reporting stirbt, ist der erste Widerspruch. Jemand vergleicht die neue Auswertung mit seiner eigenen Tabelle, die Zahlen weichen um drei Prozent ab, und ab da benutzt er wieder seine Tabelle. Deshalb steht in jedem Projekt vorher fest, welche Quelle im Zweifel gilt.“
Nicht jeder Betrieb braucht ein aufgebautes Reporting. Diese Fragen entscheiden, ob sich der Aufwand trägt:
| Thema | Tabelle reicht | Reporting lohnt sich |
|---|---|---|
| Quellen | Alle Zahlen stammen aus einem System | Drei oder mehr Systeme müssen zusammengeführt werden |
| Häufigkeit | Die Auswertung wird ein- bis zweimal im Jahr gebraucht | Wöchentlich oder monatlich, immer im selben Zuschnitt |
| Aufwand heute | Das Zusammenstellen dauert unter einer Stunde | Jemand kopiert regelmäßig einen halben Tag zusammen |
| Vertrauen | Niemand zweifelt die Zahlen an | Es kursieren mehrere Fassungen mit anderen Werten |
| Entscheidungen | Die Zahlen bestätigen, was ohnehin klar ist | Es hängen Entscheidungen über Personal, Preise oder Einkauf daran |
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Welche Daten entstehen wo, wer pflegt sie, wie kommt man an sie heran. Dazu gehören auch die Tabellen auf einzelnen Rechnern, die in keiner Systemübersicht stehen und trotzdem für Entscheidungen benutzt werden.
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Vollständigkeit, Struktur, Dubletten, Lücken in Pflichtfeldern. Ergebnis ist ein schriftlicher Befund mit Rangfolge: was blockiert eine Auswertung, was ist unschön, aber tragbar. Das ist der Datencheck und er ist einzeln beauftragbar.
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Welche Dublette gewinnt, wie werden Schreibweisen vereinheitlicht, was passiert mit fehlenden Werten. Diese Regeln werden schriftlich festgehalten, weil jede Zahl im späteren Bericht auf sie zurückgeht und jemand sie irgendwann hinterfragen wird.
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Für jede Kennzahl wird festgelegt, welches System im Zweifel gilt. Ohne diese Festlegung entsteht bei jedem Widerspruch eine Diskussion, und nach der dritten benutzt niemand mehr das Reporting.
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Ein festes Set an Kennzahlen, das sich selbst aktualisiert, statt monatlich zusammenkopiert zu werden. Lieber fünf Zahlen, die stimmen und benutzt werden, als dreißig, die niemand liest.
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Sie bekommen die Auswertung samt Herleitung: welche Quelle, welche Regel, welcher Ausschluss. Damit lässt sich das Reporting später erweitern, auch ohne uns. Eine Auswertung, deren Zustandekommen niemand nachvollziehen kann, ist wertlos, sobald sie jemand anzweifelt.
Ein Reporting ist nicht dann erfolgreich, wenn es schön aussieht, sondern wenn es benutzt wird. Daran wird es gemessen:
Dieser Abschnitt steht bewusst auf der Verkaufsseite und nicht im Kleingedruckten:
Was wir zusagen: dokumentierte Regeln, eine benannte führende Quelle je Kennzahl und eine Auswertung, deren Zustandekommen Sie jederzeit nachvollziehen können.
Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre Datenquellen. Sie erhalten eine schriftliche Bewertung mit priorisierten Befunden und Handlungsempfehlung.
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netto, zuzüglich Umsatzsteuer
Ergebnis innerhalb von zwei Wochen. Fester Umfang, fester Preis, keine Angebotsphase.
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Lieber erst sprechenAlle Beträge netto, zuzüglich Umsatzsteuer. Der verbindliche Preis für den Aufbau steht nach dem Datencheck fest.
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